Adjoint(e) administratif(ive) et contrôle documentaire
Required skills
- contrôle documentaire
- chaîne documentaire contractuelle
- contrats de financement
- documents de garantie
- validation des données
- enregistrement des garanties
- gestion de l'archivage
- tâches administratives
- systèmes de gestion documentaire
- bases de données
Nice to have
- anglais
- développement des processus
- amélioration des processus
Role summary
Finloc is seeking an Administrative Assistant and Document Controller to manage contractual documentation, including preparation, tracking, indexing, and classification. Responsibilities involve preparing financing and guarantee contracts, validating data, registering guarantees, managing signatures, and digitizing/archiving documents. The role requires strong organizational skills, attention to detail, proficiency in Microsoft Office or Google Workspace, and excellent French communication. A minimum of one year of similar experience is required. This hybrid role offers a dynamic team environment and opportunities for career advancement within the equipment financing industry.
Tu possèdes un sens de l’organisation très développé, un esprit analytique aiguisé et le souci du détail? Tu désires travailler au sein d’une équipe dynamique qui prône l’autonomie, la curiosité, la rigueur et le sens de l’initiative? Rejoins notre équipe et contribue à faire rayonner Finloc. L’adjoint·e administratif·ive et contrôle documentaire joue un rôle important au sein de l’organisation par l’accomplissement de toutes les tâches reliées à la chaîne documentaire contractuelle qui liera l’organisation avec son client, tels la préparation, le suivi, l’indexation et la classification de la documentation.
Tes responsabilités seront :
- Préparer la documentation contractuelle telle que les contrats de financement et documents de garantie
- Valider les données des contrats de financement et des assurances pour s’assurer de leur exactitude
- Procéder à l’enregistrement des garanties auprès des différents registres
- Contrôler la réception des signatures, autoriser les livraisons
- Numériser, classer et gérer l’archivage de la documentation
- Toutes autres tâches administratives connexes
- Travailler efficacement avec les autres équipes, particulièrement avec les opérations
- Participer activement au développement et à l’amélioration des processus
Ton expertise, tes talents et ta formation :
- Minimum d’un (1) an d’expérience dans un domaine similaire
- Maîtrise technologique : aisance dans le monde numérique, les systèmes de gestion documentaire, les bases de données et les outils de recherche
- Excellente compréhension des outils de la suite Microsoft Office ou Google Workspace
- Bonne capacité d’apprentissage
- Excellente mémoire
- Capacité de gérer plusieurs dossiers
- Compétences exceptionnelles en matière d’organisation, de priorisation et de gestion du temps
- Très bonnes compétences en communication orale et écrite avec maîtrise du français parlés et écrits. L’anglais serait un atout.
Avantages que nous t’offrons :
- Travail au sein d’une compagnie établie avec de grandes ambitions
- Salaire à la hauteur de tes compétences et possibilités de partage de profits
- Équipe dynamique et entrepreneuriale où repousser les limites est une affaire de tous les jours
- Régimes d'assurance médicale, dentaire, invalidité et vie
- Accès à un régime d'épargne-retraite avec contribution de l’employeur jusqu’à 5 %
- Opportunités de travail en mode hybride
- Télémédecine et allocation pour activité physique
- Excellentes possibilités de perfectionnement et d’avancement et plan de carrière intéressant
Nous respectons l’équité en matière d’emploi.
Utilisation de l'intelligence artificielle pour la sélection des candidatures : notre système de recrutement utilise une fonctionnalité d'intelligence artificielle pour classer les candidatures en fonction des critères de l'offre d'emploi. Cette application ne prend pas de décision finale de sélection, d'évaluation ou de refus des candidats.
À propos de Finloc 2000 Inc :
En affaires depuis plus de 45 ans, Finloc est une société de financement spécialisée dans le domaine des équipements de transport de marchandises. Nous avons également une ligne d’affaires pour la location court terme et long terme avec maintenance offert à l’industrie du camionnage.
